Elektronisches Fahrtenbuch führen

Mit dem elektronischen Fahrtenbuch in Berta protokollierst du einzelne Fahrten – mit Datum, Route, Kilometerständen und Kategorie. Es funktioniert für jeden Fahrzeugtyp gleich, egal ob Auto, Motorrad oder Wohnmobil. Als Fahrtenbuch-App fürs Finanzamt ist das die Grundlage, wenn du geschäftliche von privaten Fahrten trennen musst: Am Jahresende erzeugst du daraus ein PDF, das die Fahrten, ihre Aufteilung und alle Korrekturen nachvollziehbar dokumentiert.

Wie schalte ich das Fahrtenbuch ein?

Das Fahrtenbuch ist pro Fahrzeug einzeln zuschaltbar und für alle Nutzerinnen und Nutzer kostenlos – es steckt nicht hinter Berta Pro. Du aktivierst es direkt im Fahrtenbuch des jeweiligen Fahrzeugs; bei geteilten Fahrzeugen kann das nur die Besitzerin oder der Besitzer. Ist es aktiv, kommt auf dem Startbildschirm eine Schnellaktion für eine neue Fahrt dazu. Schaltest du es wieder aus, wird das Fahrtenbuch nur ausgeblendet – deine erfassten Fahrten bleiben erhalten.

Was steht in einer Fahrt?

Jeder Fahrteintrag speichert:

• Datum der Fahrt.
• Start- und End-Kilometerstand – die gefahrene Strecke ergibt sich aus der Differenz.
• Startort (optional) und Ziel.
• Kategorie: geschäftlich, privat oder Arbeitsweg.
• Geschäftspartner und Zweck – bei geschäftlichen Fahrten musst du mindestens eines von beiden angeben.

Wie lege ich eine Fahrt an?

Du füllst das Fahrtenformular aus: Datum, Kilometerstände, Route und Kategorie. Zwei Hilfen nehmen dir dabei Tipparbeit ab:

• Kilometerstand per Foto: Für den Start- und für den End-Kilometerstand kannst du jeweils den Tacho fotografieren. Berta liest die Zahl aus dem Bild aus, du prüfst und bestätigst sie – die Fahrt ist dann als per Foto erfasst gekennzeichnet.
• Ort übernehmen: Erlaubst du den Standortzugriff, kann Berta deinen aktuellen Standort als Adresse für Start oder Ziel eintragen. Berta zeichnet dabei keine Fahrten im Hintergrund auf; du entscheidest bei jeder Fahrt selbst, was gespeichert wird.

Was sind Lücken im Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch ist nur dann aussagekräftig, wenn es lückenlos ist. Berta vergleicht deshalb die Kilometerstände deiner Fahrten mit denen, die ohnehin in deiner Fahrzeugakte stehen – aus Tankfüllungen, Ladevorgängen, Werkstattbesuchen und reinen Kilometerstands-Ablesungen. Bleibt zwischen zwei Ständen eine Strecke unerfasst, weist Berta auf diese Lücke hin. Tippst du sie an, öffnet sich das Fahrtenformular bereits mit dem betroffenen Bereich, und du trägst die fehlende Fahrt nach.

Kann ich eine Fahrt nachträglich ändern?

Du kannst eine Fahrt 24 Stunden lang frei bearbeiten – allerdings gerechnet ab dem Tag, an dem die Fahrt stattgefunden hat, nicht ab dem Anlegen des Eintrags. Trägst du eine Fahrt also erst mehrere Tage später nach, kann sie schon beim Speichern gesperrt sein, genau wie eine Fahrt, die pünktlich erfasst und seitdem nicht mehr angerührt wurde. Ist eine Fahrt gesperrt, ist das Absicht: Ein nachträglich veränderbares Fahrtenbuch verliert seinen Wert als Nachweis. Statt zu überschreiben, legst du eine Korrektur mit Begründung an. Die korrigierte Fahrt erscheint als neuer Eintrag, die ursprüngliche bleibt sichtbar und wird als ersetzt gekennzeichnet. In der Liste erkennst du an Kennzeichnungen, welche Fahrten gesperrt, korrigiert oder ersetzt sind.

Was passiert, wenn ich eine Fahrt lösche?

Solange eine Fahrt noch im Bearbeitungsfenster liegt, löscht das Entfernen sie nicht wirklich: Berta kennzeichnet sie als zurückgezogen, speichert deine Begründung, falls du eine angibst, und lässt sie im Fahrtenbuch und in einem eigenen Abschnitt des Jahres-PDFs sichtbar. So kann ein Export nie unvollständig wirken, ohne dass erkennbar wäre, dass du eine Fahrt entfernt hast. Ist eine Fahrt bereits gesperrt, lässt sie sich gar nicht mehr löschen – dann bleibt nur die Korrektur.

Wie schützt Berta das Fahrtenbuch davor, nachträglich umgeschrieben zu werden?

Jede Fahrt, die du anlegst, änderst oder zurückziehst, wird der Reihe nach in eine interne, manipulationssichere Kette aufgenommen: Jeder Eintrag ist kryptografisch mit dem vorherigen verknüpft. Würde ein älterer Eintrag außerhalb des normalen App-Ablaufs verändert, würde die Kette nicht mehr zusammenpassen. Das Jahres-PDF druckt dafür einen kurzen Prüfwert ab – einen Fingerabdruck über alles, was bis zu diesem Zeitpunkt erfasst wurde. Das ist eine interne Prüfung von Berta, kein unabhängiges Zertifikat einer dritten Stelle – aber anders als bei einer einfachen Tabelle kann die App selbst erkennen, ob an einem bereits erfassten Eintrag heimlich etwas geändert wurde.

Was verlangt das Finanzamt von einem Fahrtenbuch?

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss laut Finanzverwaltung zeitnah und lückenlos geführt werden – mit Datum, Kilometerständen, Reiseziel und, bei geschäftlichen Fahrten, Geschäftspartner oder Zweck. Berta fragt genau diese Angaben bei jeder Fahrt ab und sperrt sie 24 Stunden nach dem Fahrtdatum – nicht nach dem Anlegen – für Änderungen in der App; eine spätere Korrektur wird als solche vermerkt, ein Zurückziehen bleibt als solches erkennbar, und beides bleibt zusammen mit der ursprünglichen Fahrt im Export sichtbar. Ob ein konkretes Fahrtenbuch im Einzelfall anerkannt wird, entscheidet das zuständige Finanzamt – Berta liefert dafür die Dokumentation, ersetzt aber keine Steuerberatung.

Wie exportiere ich mein Fahrtenbuch?

Aus dem Fahrtenbuch erzeugst du für ein ausgewähltes Jahr ein PDF. Es enthält:

• die Fahrzeugdaten,
• die Tabelle aller Fahrten des Jahres mit Datum, Route, Zweck bzw. Geschäftspartner, Start- und End-Kilometerstand, Strecke und Kategorie,
• die Aufteilung nach Kategorien (geschäftlich, privat, Arbeitsweg),
• die Korrekturhistorie, in der auch ersetzte Fahrten aufgeführt bleiben,
• die zurückgezogenen Fahrten mit ihrer jeweiligen Begründung, sofern angegeben,
• den Prüfwert der internen, manipulationssicheren Kette aller Einträge.

Das PDF ist so aufgebaut, dass du es als Nachweis weitergeben kannst – teilen oder speichern kannst du es direkt aus der App.

Zwei Dinge fehlen im Fahrtenbuch heute noch: ein mit Steuerberatern abgestimmter Export und ein Posteingang, in dem du unklassifizierte Fahrten per Wisch zuordnest. Ordne deine Fahrten deshalb gleich beim Erfassen einer Kategorie zu, und sprich das Jahres-PDF mit deiner Steuerberatung ab, bevor du dich darauf verlässt.

Wie hängt das Fahrtenbuch mit den Kosten zusammen?

Fahrtenbuch und Kosten-Tab arbeiten mit denselben Kilometerständen: Jede Tankfüllung, jeder Ladevorgang und jeder Service mit erfasstem Kilometerstand zählt für die Lückenprüfung mit – und dieselben Ablesungen sind die Grundlage für Verbrauch und Kosten pro Kilometer. Je konsequenter du Kilometerstände erfasst, desto besser werden beide Seiten. Die Auswertung deiner Ausgaben findest du unter Kosten, das Erfassen von Belegen unter Erfassen.